Home - Área de trabalho
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Área de trabalho do Arquivo Digital A área de trabalho é a página inicial que é apresentada quando inicia sessão no Arquivo Digital. Na sua área de trabalho, pode consultar e acompanhar, o fluxo de trabalho dos documentos de todos os seus clientes. Página inicial - Área de trabalhoAlguns leitoresVistas de documentos
Como encontrar os seus documentos? A Inbox é a central de receção de todos os documentos carregados para o Bizdocs. Independentemente do método de envio ou carregamento. Aqui pode fazer a triagem, organizar e controlar a qualidade de todos os seus documentos. Inbox Na vista Em contabilização, é feito o cruzamento/associação dos documentos com o seu programa de contabilidade. PodendPoucos leitoresHome - Empresa
Área de trabalho do Arquivo Digital A home é a página inicial que é apresentada quando inicia sessão no Arquivo Digital. Na sua área de trabalho pode observar e seguir o fluxo de trabalho dos seus documentos. Pagina Inicial - EmpresaAlguns leitoresPesquisa Global
Como encontrar os seus documentos no Arquivo Digital ? Através da lupa na página inicial, é-lhe possível pesquisar e encontrar os seus documentos carregados para o Arquivo Digital. Pesquisa Tem acesso à Pesquisa Simples, que lhe permite pesquisar através do texto que se encontra no seu documento. Tendo de selecionar a empresa e data de criação do documento. Pesquisa SimplesPoucos leitores
Menu de Opções
Loja do Arquivo Digital
Loja do Arquivo Digital Bizdocs Através do menu lateral consegue aceder à loja, tendo a possibilidade de adquirir os quatro componentes essenciais: armazenamento, empresas, pacotes de lançamento ou utilizadores. Loja De forma a aumentar o armazenamento para a gestão documental do seu Gabinete, pode nesta vista adquirir mais Armazenamento. Armazenamento (https://storage.crisp.chat/Poucos leitoresMenu de Opções
Menu de opções do Arquivo Digital Quando acede ao Menu existe a possibilidade de aceder a várias funcionalidades. Desde as configurações do seu utilizador, saber as novidades ou fazer compras na loja. Menu Lateral - Gabinete de Contabilidade Os utilitários existem para que possa aceder a outras funcionalidades que temos, como por exemplo os Scanners, Print to Bizdocs e as AplicaAlguns leitoresOpções - Empresa
Menu de opções do Arquivo Digital Quando acede ao Menu existe a possibilidade de aceder a várias funcionalidades. Menu Lateral Os utilitários existem para que possa aceder a outras funcionalidades que temos, como por exemplo os Scanners, Print to Bizdocs e as Aplicações Mobile. Podendo fazer download das aplicações nesta página. Utilitários (https://storage.crisp.chat/users/hPoucos leitores
Menu de Configurações
Gestão de Empresas
Gerir as suas empresas Melhorámos a forma como pode fazer a gestão das suas empresas, pode agora acompanhar de forma autónoma todas as fases do processo de registo de uma conta. Disponibilizámos novas funcionalidades para poder fazer a gestão das suas empresas, nomeadamente: Consultar em que estado se encontra o processo de registo da empresa; Reenviar o email de confirmação de registo para o email do utilizador da respetiva empresa; Alterar o email do utilizador da empresa durantePopularGestão de Utilizadores
Gerir os seus utilizadores Melhorámos a forma como pode fazer a gestão dos seus utilizadores, pode agora acompanhar de forma autónoma todas as fases do processo de registo de uma conta. Disponibilizámos novas funcionalidades para poder fazer a gestão dos seus utilizadores, nomeadamente: Consultar em que estado se encontra o processo de registo do utilizador; Reenviar o email de confirmação de registo para o email do utilizador; Alterar o email do utilizador durante o processo de conAlguns leitoresMailboxs
Como configurar mailboxs? Pode facilmente carregar documentos por email no arquivo digital, para isso pode adicionar mailboxs adicionais para o seu Gabinete. Esta configuração é bastante usual quando tem multifuncionais (com ligação de rede), que podem ser configuradas para enviar as digitalizações por email.Alguns leitoresConfigurações Gerais - Empresa
Configurações Gerais da sua empresa Neste menu pode aceder a todas as configurações gerais da sua conta. Configurações Gerais Como partilhar a sua Inbox com o seu contabilista? A Inbox vai conter todos os documentos que faça upload para o Arquivo Digital, pelo que se optar por partilha-la com o seu Contabilista. Desta forma, o processo de contabilização dos documentos pode ser agilPoucos leitoresMailboxs - Empresa
Como configurar mailboxs? Pode facilmente carregar documentos por email no arquivo digital, para isso pode adicionar mailboxs adicionais à sua empresa. Esta configuração é bastante usual quando tem multifuncionais (com ligação de rede), que podem ser configuradas para enviar as digitalizações por email.Poucos leitoresMenu Configurações
Menu das configurações do Arquivo Digital Quando acede às configurações através do menu lateral consegue aceder a mais informações e configurações para gerir a sua conta. Menu Configurações Como ativar a minha conta? Para ativar a sua conta e iniciar a sua utilização, no menu lateral deve ir às configurações. Estando presente na seguinte vista deve clicar onde indica a seta vermelhPoucos leitoresModelos Mestre Diários
Como criar um novo modelo de diários? De forma a ajudá-lo na organização dos seus documentos foram criados diários por omissão, designados de Modelo Padrão Bizdocs. Neste sentido, para organizar os seus documentos e os poder encontrar rapidamente pode associar um diário definido por si a qualquer documento. Pode ainda configurar os diários por empresa para que possa utilizar esta funcionalidade de acordo com as especificidades de cada empresa.Poucos leitoresConfigurações Gerais
Como configurar a deteção de documentos duplicados? Carregou documentos duplicados para o Arquivo Digital, nas configurações da sua conta apresentamos-lhe como personalizar o comportamento do Bizdocs. Pode optar por configurar se quer visualizar os documentos duplicados ou não. Escolher se pretende que sejam eliminados após serem detetados ou periodicamente. Ajudando-o a não precisar de procurar esses documentos para os eliminar posteriormente. Duplicados (https://storage.crisp.chat/usePoucos leitoresAuditorias
Gerar ficheiro de auditoria contabilístico Sempre que pretender pode fazer download de todos os documentos que foram contabilizados durante num determinado período de tempo. No menu de configurações da sua conta, aceda à opção Auditorias e clique no botão Criar Arquivo. Auditoria Neste ponto deve selecionar para que empresa pretende gerar o ficheiro de auditoria e indicar a dPoucos leitoresSubscrições - Gabinete Contabilidade
Como consultar as minhas subscrições? Sempre que realizar uma subscrição na loja Bizdocs, pode consultar os detalhes de cada operação.. Aceda à opção Subscrições para saber quais as subscrições que realizou até ao momento e respetivos detalhes de cada subscrição. Detalhes das subscriçõesPoucos leitoresAuditorias - Empresa
Gerar ficheiro de auditoria contabilístico Sempre que pretender pode fazer download de todos os documentos que foram contabilizados durante num determinado período de tempo. No menu de configurações da sua conta, aceda à opção Auditorias e clique no botão Criar Arquivo. Auditoria Deve selecionar a sua empresa, a data inicial e final. Tem como opção também selecionar todos os dPoucos leitores
Funcionalidades
Duplicados
Como saber se um documento é duplicado? Aceda à Inbox ou à lista de documento em contabilização e verifique se algum documento se encontra no estado Duplicado e com uma etiqueta atribuída. Etiqueta Duplicado Etiqueta Duplicado Parcial Consulte nos comentários do documento "Detetados possíveis documentos duplicados" Duplicados - Etiquetas InteligentesAlguns leitoresEtiquetas Inteligentes Bizdocs
Etiquetas Inteligentes atribuídas pelo Bizdocs Quando faz o upload de documentos para o Bizdocs, os nossos algoritmos analisam todo o conteúdo do documento e utilizam essa informação para atribuírem automaticamente etiquetas inteligentes. Estas etiquetas são meramente informativas para o utilizador. Consulte as etiquetas inteligentes disponíveis da análise do QR-Code AT : QR-Code - Formato AT inválido Aplicada quando o formato do QR-Code AT não está correto. EtiPoucos leitoresPesquisa avançada nas vistas de documentos
Pesquisa avançada Se pretender encontrar os seus documentos, dentro da própria vista pode usar filtros e a pesquisa avançada. Esta funcionalidade permite-lhe combinar vários critérios de pesquisa para encontrar rapidamente os seus documentos. Filtros Inbox Pesquisa avançada na Inbox. Filtros avançados inbox (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/e27b08c480b9e000/firefoPoucos leitores
Carregar documentos
Canais de entrada de documentos
Consulte os artigos de cada canal: Carregar documentos - Portal Print to Bizdocs - Impressora de PDFs Bizdocs Mobi Aplicação Bizdocs - AndroidPoucos leitoresCarregar documentos pelo Portal
Como carregar documentos pelo Portal? Esta funcionalidade esta disponível a todos os utilizadores, permitindo ao utilizador carregar documentos para o Bizdocs. No canto superior direito, clique no botão "Carregar Documentos" Home - Carregar documentos Carregue o seu documento na área de transferência Pode arrastar o documento para esta área ou clicar na área para indicar qual o documentoPoucos leitoresCarregar Documentos por Email
Como carregar documentos por Email? Aceda ao seu email e prepare o envio de um documento por email. Adicione um anexo, de acordo com formatos suportados pelo Bizdocs. Adicione no endereço do destinatário o email do Bizdocs, nomeadamente, inbox.arquivodigital@bizdocs.mobi O email será processado automaticamente pelo Bizdocs e os documentos em anexo, vão aparecer na Inbox da sua empresa. Carregamento por email (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/e27b08c480b9e00Popular
Inbox
Inbox - Filtro - Diário
Como encontrar os seus documentos rapidamente? Por forma a encontrar rapidamente os documentos e a organizá-los, o Bizdocs calcula e sugere um diário para todos os documentos com QR-Codes. Atualmente todos os documentos são apenas sugeridos como Compras ou Vendas consoante o NIF da empresa ao qual pertence o documento. Nas diferentes vistas do Arquivo Digital, consegue filtrar por diário e encontrar rapidamente os documentos. No seguinte exemplo pretende-se encontrar os documentoAlguns leitoresInbox - Filtro - Mês de Contabilização
Como encontrar rapidamente os documentos de um determinado mês? Considerando a necessidade de selecionar os documentos de um determinado mês para facilmente iniciar o processo de contabilização, tem disponível o filtro "Mês do Documento". O modo de funcionamento do filtro: Documentos com QR-Code: usada a data de emissão do documento Documentos com QR-Code Documentos sem data: usPoucos leitores
Menu de Ações
Documentos - Ações
Ações disponíveis sobre documentos No menu de ações tem disponíveis outras ações, quando aplicável, que pode realizar sobre os documentos. Arquivar para arquivar os documentos de forma organizada e segura em pastas específicas. Pode consultar mais neste artigo. Clonar para ficar com uma cópia dos documentos que selecionar. Descarregar para fazer download do documento. Detalhes para visualizar os detalhes do documento. EPoucos leitoresDocumentos - Partilhar documentos
Partilhar os seus documentos Se pretender partilhar os seus documentos de forma rápida e segura, basta selecionar um documento aceder ao menu de ações e encontra a ação partilhar. Ação Partilhar Consegue realizar a partilha dos documentos por email ou WhatsApp. Opções de partilha PaPoucos leitoresDocumentos - Juntar e Separar
Ação Juntar documentos Se tem documentos que pretende juntar num só, ao selecionar esses documentos nas vistas disponíveis, exceto na vista Contabilizados, nas ações deve realizar a ação Juntar. Ação Juntar Juntar Após a ação os documentos individuais são eliminados e criado um novo dPoucos leitoresDocumentos - Etiquetas manuais
Como atribuir Etiquetas aos seus documentos no Arquivo Digital Quando faz o upload de documentos para o Bizdocs, e de alguma forma pretende destacar ou atribuir informação adicional aos documentos, pode adicionar etiquetas manualmente ficando esta destacada visualmente. Para isso tem de selecionar o documento pretendido, ir às ações e selecionar a ação Etiquetas. Ação Etiquetas ExistePoucos leitoresDocumentos - Arquivar
Arquivar Documentos Arquive os documentos da sua empresa, de forma organizada e segura em pastas específicas. O Arquivo Digital disponibiliza já um conjunto de pastas e tipos de documentos, mas poderá ter outras pastas e tipos de documentos respetivamente. Ação Arquivar Por exemplo, pode arquivar os documentos dentro de pastas específicas por áreas. Selecionar pasta (https://storage.crPoucos leitoresDocumentos - Esquecer (RGPD)
RGPD (Regulamento Geral Proteção Dados) aplicado a documentos arquivados Pode arquivar os documentos dentro de pastas específicas, protegidas por RGPD. Dentro das normas do RGPD, aplica-se o direito ao esquecimento que consiste na eliminação definitiva do documento quando é especificamente solicitada pelo próprio. Consequentemente é produzido um documento com a prova desta ação ter sido realizada para que possa ser facultada. Tipo de documento abrangido pelo RGPD (https://storagePoucos leitoresDocumentos - Organizar
Organizar os seus documentos Carregou documentos para o Arquivo Digital, se pretende que estes fiquem organizados de acordo com determinados critérios (mês do documento, diário, centro de custo) tem disponível a ação de organizar. Ao selecionar um ou vários documentos tem disponível nas ações a ação organizar. Ação organizar Opção 1 - Selecionando apenas um documento, vai às ações e selPoucos leitores
Fluxos documentais
Departamentos
Como configurar os departamentos da minha empresa? Pode adicionar novos departamentos de acordo com a realidade da sua empresa. Aceda ao menu de configurações, na opção departamentos. Faça a gestão dos departamentos da sua empresa Disponibilizamos uma lista de departamentos pré-configurados, nomeadamente: Administrativo, Comercial, Financeiro, Marketing, Operacional, Recursos Humanos. Departamentos - Configurações (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/e27b08c4PopularFluxo de contabilização de documentos
Como realizar a contabilização de documentos? O primeiro passo para realizar o processo de contabilização de documentos é carregar documentos para o Arquivo Digital, através do portal ou outro método de carregamento. Confirme do lado do seu software de contabilidade que existe informação correspondente ao documento escolhido. Carregar documentos Após carregar os seus documentos eles aparecem na iPoucos leitoresLeitura automática de QRCodes
O que é a Leitura de QR-Codes? A leitura de QR-Codes é uma nova funcionalidade que lhe permite realizar a leitura do documento, o que disponibiliza a informação contida no QR-Code para ser utilizada na contabilização de um documento. Isto significa que, quando carrega um documento para o Arquivo Digital Bizdocs e esse contém QR-Codes é possível realizar a leitura do documento e obter a informação do mesmo. Como ativar a leitura de QR-Codes? Ir à loja e comprar pacotes de leitura dePoucos leitoresFatura Eletrónica CIUS PT
O que é a Fatura Eletrónica (FTE) CIUS-PT? O CIUS-PT é o formato específico para emitir faturas eletrónicas em Portugal. Disponibilizamos uma funcionalidade que permitir criar uma Fatura Eletrónica no formato CIUS-PT a partir dos dados dos seus documentos. Ou seja, extrair cabeçalhos e linhas, sendo no final do processo gerado um ficheiro xml no formato CIUS-PT possível de importar por qualquer software. Desta forma consegue poupar muito tempo, sem erros e de forma eficaz importarPoucos leitores