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Área de trabalho do Arquivo Digital

A área de trabalho é a página inicial que é apresentada quando inicia sessão no Arquivo Digital.
Na sua área de trabalho, pode consultar e acompanhar, o fluxo de trabalho dos documentos de todos os seus clientes.



Os botões apresentados na área de trabalho apenas aparecem se existirem documentos. Esta funcionalidade permite-lhe ter ganhos de performance e uma excelente usabilidade.

Como posso consultar os documentos?

Comece por carregar os documentos no Arquivo Digital, clicando em Carregar documentos e depois pode clicar ou arrastar documentos para esta área.

Pode carregar documentos também através do scanner, print to bizdocs (impressora PDFs) ou por telemóvel. Consulte os seguintes artigos Aplicação Bizdocs - Android, Aplicação Bizdocs - iOS, Bizdocs Mobi e Print to Bizdocs.



Após carregar os seus documentos, terá acesso à lista da Inbox, onde consegue ver os documentos que foram carregados por si.

Caso os seus clientes tenham a inbox partilhada consigo também conseguirá visualizar os documentos deles.



Após os seus documentos terem sido recebidos no portal, inicia-se o fluxo de processamento dos documentos na contabilidade. Nesta fase os documentos transitam da lista da Inbox para Em Contabilização, deste modo, consegue ter uma vista para acompanhar o seu fluxo de trabalho em cada etapa.



A próxima etapa consiste na contabilização de documentos no seu programa de contabilidade, iniciando o fluxo de processamento dos documentos na contabilidade.
Os documentos passam da lista Em Contabilização para Contabilizados. Deste modo, consegue ter uma vista para acompanhar o seu fluxo de trabalho em cada etapa.



Nem todos os documentos recebidos dão origem a movimentos contabilísticos, por exemplo recibos de salário, contratos, etc... Estes devem ser arquivados e podem ser visualizados na pasta Arquivo Empresas.

O Arquivo pode ser consultado pela empresa, mas apenas o Contabilista pode arquivar documentos e gerir as pastas dentro do Arquivo.



No caso do Gabinete, ao arquivar os documentos da sua própria empresa, pode posteriormente visualizá-los na lista Arquivo. Esta vista é dedicada apenas para documentos do Gabinete.



Disponibilizamos uma lista de departamentos pré-configurados, tendo a possibilidade de os gerir. Por sua vez pode usar esta funcionalidade para organizar os seus documentos por departamento e posteriormente consultá-los na pasta Em tratamento. Consulte aqui mais informações sobre departamentos.

O que significam os indicadores que estão disponíveis?

Armazenamento da Inbox indica o espaço ocupado por todos os documentos e que aguardam a sua contabilização. Após a contabilização do documento o espaço deste documento na Inbox será restituído.

Armazenamento da Gestão documental indica o espaço ocupado pelos documentos não fiscalmente relevantes arquivados pelo contabilista.

Armazenamento Documentos Contabilísticos indica o espaço de armazenamento do arquivo de documentos fiscalmente relevantes (associados a um movimento contabilístico) da empresa.




Este artigo aplica-se ao produto Arquivo Digital, em exclusivo ao Gabinete de Contabilidade.
Este artigo aplica-se ao produto Gestão Documental Inteligente para PMEs.

Actualizado em: 21/06/2024