Fluxo de contabilização de documentos

Como realizar a contabilização de documentos?

O primeiro passo para realizar o processo de contabilização de documentos é carregar documentos para o Arquivo Digital, através do portal ou outro método de carregamento.
Confirme do lado do seu software de contabilidade que existe informação correspondente ao documento escolhido.



Após carregar os seus documentos eles aparecem na inbox. A Inbox tem como objetivo garantir o controlo de qualidade e organização dos documentos carregados e não contabilizados. Qualquer que seja o método de carregamento utilizado é aqui que os seus documentos se irão encontrar.

De seguida, selecione um documento contabilístico que pretende contabilizar.



Deve selecionar os documentos, ir às ações e clicar em Enviar Contabilização. Esta é a ação que irá iniciar o processo, para que posteriormente possa contabilizar o documento.



Pode introduzir o diário, mês de contabilização ou um centro de custo para que na fase seguinte do processo, possa filtrar a lista de documentos de acordo com estes critérios.



Os seus documentos passam para a vista Em contabilização, permanecendo nesta vista até que seja realizada a sua contabilização.
O documento apenas sai desta vista quando existir uma associação do documento a um lançamento contabilístico, e por consequência o documento for contabilizado.

No caso de ser uma empresa, pode acompanhar os seus documentos na vista Em contabilização até serem tratados pelo seu Contabilista.




Se o seu software de contabilidade tiver integração com o Bizdocs, este irá pesquisar e associar automaticamente os lançamentos contabilísticos aos documentos nesta lista.



Caso pretenda realizar a contabilização manual, copie o link do seu documento para realizar a associação do documento entre o Arquivo Digital e o seu software de contabilidade.



Caso o seu software não tenha integração com o Bizdocs terá de realizar a contabilização manualmente do seu documento. Preenchendo os campos data, diário e número de lançamento.



O seu documento transitou da vista Em Contabilização para a vista Contabilizados. Esta vista está apenas disponível em exclusivo ao Gabinete de Contabilidade do produto Arquivo Digital, e ao produto Gestão Documental Inteligente para PMEs. Para controlo do processo de contabilização dos documentos.

No caso das empresas produto Arquivo Digital, os documentos contabilizados são disponibilizados no arquivo na pasta da contabilidade.



Para consultar a informação do seu documento pode selecionar o documento e ir aos detalhes.



Ou selecionar o documento, ir ao menu de ações e selecionar a opção Detalhes. Conseguindo ver a informação contabilística relevante.




Este artigo aplica-se ao produto Arquivo Digital, em exclusivo ao Gabinete de Contabilidade.
Este artigo aplica-se ao produto Gestão Documental Inteligente para PMEs.

Actualizado em: 21/06/2024