Departamentos

Como configurar os departamentos da minha empresa?

Pode adicionar novos departamentos de acordo com a realidade da sua empresa.

Aceda ao menu de configurações, na opção departamentos.
Faça a gestão dos departamentos da sua empresa
Disponibilizamos uma lista de departamentos pré-configurados, nomeadamente: Administrativo, Comercial, Financeiro, Marketing, Operacional, Recursos Humanos.



É necessário estar atribuído um departamento geral na sua empresa, este será utilizado para centralizar os documentos que lhe são enviados por email.

Como atribuir departamentos aos utilizadores da minha empresa?

Pode atribuir múltiplos departamentos a cada utilizador.

Aceda ao menu de configurações, na opção utilizadores.
Edite o utilizador pretendido e atribua-lhe os respetivos departamentos
Deve indicar o Departamento Principal do utilizador, para que todos os documentos carregados pelo próprio fiquem associados automaticamente a este departamento.
Pode opcionalmente atribuir Outros Departamentos ao utilizador, possibilitando ao utilizador tratar documentos destes departamentos.



Deve ter pelo menos um utilizador associado ao departamento geral da sua empresa, para que os documentos enviados por email possam ser encaminhados para os respetivos departamentos.

Como consultar os documentos de um departamento?

Pode consultar os documentos na Inbox ou na lista de documentos Em Tratamento.

Inbox - visibilidade dos documentos por departamento

Condição	Perfil de utilizador	Visibilidade
Empresa do próprio utilizador	Administrador, Contabilista, Colaborador	Todos os documentos dos departamentos principal/outros de cada utilizador, criados ou não pelo próprio (configurável)
Empresa(cliente) com Inbox partilhada	Administrador, Contabilista	Todos os documentos
Empresa(cliente) sem Inbox partilhada	Administrador, Contabilista, Colaborador	Cada utilizador tem acesso aos documentos carregados pelo próprio, com exceção do Administrador que tem acesso a todos os documentos carregados na empresa(cliente) pelos os utilizadores da sua própria empresa.

Em Tratamento - visibilidade dos documentos por departamento

Condição	Perfil de utilizador	Visibilidade
Empresa do próprio utilizador	Administrador, Contabilista, Colaborador	Todos os documentos dos departamentos principal/outros de cada utilizador, criados ou não pelo próprio (configurável)
Empresa com departamentos partilhados	Administrador, Contabilista	Todos os documentos da empresa(cliente) associados a departamentos partilhados

Como enviar documentos para outros departamentos?

Inicie a colaboração entre departamentos e trate os documentos mais rapidamente. Pode ser ser utilizado por qualquer perfil de utilizador.

Aceda ao menu de ações, na opção enviar para tratamento.
É possível enviar documentos para tratamento a partir de qualquer lista de documentos (exceto se o documento estiver contabilizado)



Não é possível enviar documentos para departamentos sem utilizadores associados.

Como consultar e tratar os documentos de cada departamento?

Aceda à lista de documentos em tratamento para proceder de acordo com o processo de negócio da sua empresa.
Concluído o tratamento do documento deve dar o seguimento pretendido ao documento.
Aceda ao menu de ações para prosseguir, por exemplo, pode optar por arquivar o documento ou envia-lo para outro departamento.



Se esta funcionalidade não estiver disponível na sua empresa, contacte-nos para saber mais.

Como ativar ou desativar o fluxo departamental por departamentos?

Esta funcionalidade pode ser ativada ou desativada por um utilizador com perfil de administrador.

Aceda ao menu de configurações, na opção configurações.
Selecione a opção departamentos
Carregue no botão de ativar ou desativar para proceder de acordo.



No caso de pretender desativar esta opção, tenha em atenção que todas as configurações serão eliminadas (incluído os departamentos). Esta operação é irreversível. Os documentos serão enviados para a Inbox da empresa.
Se esta funcionalidade não estiver disponível na sua empresa, contacte-nos para saber mais.

Como partilhar os documentos dos departamentos da minha empresa com o meu contabilista?

Aumente o nível de colaboração e produtividade. Partilhe um departamento da sua empresa com o seu contabilista.

Na conta da empresa, aceda ao menu de configurações, na opção configurações.
Selecione a opção departamentos.
Carregue no botão de ativar ou desativar esta partilha.
Indique que departamentos pretende partilhar com o seu contabilista.

Como aceder aos departamentos partilhados por uma empresa?

Com esta funcionalidade ativa explicitamente pela empresa, possibilite ao seu contabilista consultar e tratar os documentos de determinados departamentos.

Aceda à área de trabalho e selecione a lista de documentos em tratamento (disponível apenas se tiver documentos).
Selecione a empresa e aceda aos documentos pretendidos.
Se tiver vários departamentos partilhados, tem disponível o filtro de departamentos para que os possa consultar.

Quando a partilha se encontra ativa, será apresentada uma mensagem a indicar que o departamento se encontra partilhado a todos os utilizadores da empresa.


Este artigo aplica-se ao produto Arquivo Digital.
Este artigo aplica-se ao produto Gestão Documental Inteligente para PMEs.

Actualizado em: 24/10/2024