Duplicados

Como saber se um documento é duplicado?

Aceda à Inbox ou à lista de documento em contabilização e verifique se algum documento se encontra no estado Duplicado e com uma etiqueta atribuída.

Etiqueta Duplicado
Etiqueta Duplicado Parcial
Consulte nos comentários do documento "Detetados possíveis documentos duplicados"



A etiqueta irá estar associada ao documento, e como tal, pode visualiza-la em qualquer lista onde o documento estiver no momento.

Como tratar um documento duplicado?

Aceda ao documento Duplicado e abra o separador detalhes para tratar o documento.

Verifique sempre que o documento duplicado corresponde exatamente ao mesmo documento original.
Utilize o ícone (olho) para visualizar o documento original.
Consulte os metadados disponíveis para uma análise rápida.
Confirme se pretende manter ou eliminar os documentos duplicados detetados.
Caso decida manter o duplicado, observe que a etiqueta do documento foi alterada para Duplicado - mantido de acordo com a sua decisão.
Caso decida eliminar, todos os documentos duplicados serão eliminados automaticamente.

Que operações podem, ou não, ser realizadas com documentos duplicados?

Não perca tempo em ações desnecessárias com duplicados, neste sentido limitamos o conjunto de ações disponíveis.

Os documentos não podem sair da lista onde se encontram (ex: Inbox)
Ações disponíveis: download, detalhes, eliminar.
No separador detalhes, decida em manter ou eliminar os duplicados.
Na lista de documentos Em contabilização, não são considerados na funcionalidade de pesquisa automática (match) com o software de contabilidade.



Estas operações não se aplicam a documentos do tipo Duplicado - Parcial.

O que acontece se eliminar o original?

Pode optar por eliminar de forma explícita o documento original, nesse caso os documentos duplicados serão atualizados.

O documento duplicado será promovido para original.
A etiqueta do documento duplicado será removida.
É adicionado o seguinte comentário ao documento "Documento duplicado promovido a original (documento original eliminado pelo utilizador)."



Certifique-se antes de eliminar o documento original que o duplicado é exatamente igual.

Como alterar a visibilidade dos duplicados nas listas de documentos?

Aceda ao menu de configurações, na opção duplicados.
Configure o comportamento pretendido na opção Apresentar documentos duplicados nas listas.



Esta opção está disponível ao perfil de administrador. O comportamento (ativo/desativo) irá afetar a visibilidade de todos os utilizadores.

Como eliminar automaticamente documentos duplicados?

Aceda ao menu de configurações, na opção duplicados.
Não perca tempo a eliminar documentos duplicados, pode configurar rotinas que eliminam automaticamente os documentos duplicados.

Eliminar documentos duplicados quando detetados
Eliminar documentos duplicados periodicamente (mensalmente, trimestralmente, semestralmente)

Como filtrar na lista de documentos os duplicados?

Considerando que opta por visualizar sempre os duplicados, mas pretende filtrar a lista de documentos de forma a poder agrupar ou exclui-los dos resultados.

Aceda a uma lista de documentos (ex: Inbox), e abra a barra de pesquisa de filtros avançados.
Configure o método de pesquisa pretendido para incluir ou excluir filtros.
Aplique o filtro da etiqueta
Insira o texto duplicado



A pesquisa de filtros avançados permitem combinar vários filtros e utiliza-los de acordo com o método pretendido (incluir/excluir) resultados.

Em que condições pode ser contabilizado um documento duplicado?

Confirme que pretende efetivamente contabilizar um documento duplicado, existem vários motivos para não o fazer.

Tomou a ação de manter o duplicado, este apresenta a etiqueta Duplicado - mantido.
O documento deve estar na lista Em contabilização.
A contabilização do documento deve ser feita de forma manual (link do documento).





Este artigo aplica-se ao produto Arquivo Digital.
Este artigo aplica-se ao produto Gestão Documental Inteligente para PMEs.

Actualizado em: 21/06/2024