Módulo de Aprovações

O módulo de aprovações permite gerir, de forma simples e controlada, o processo de aprovação de documentos dentro da sua empresa. Pode enviar documentos para aprovação, acompanhar o estado dos pedidos, aprovar ou rejeitar documentos e gerar relatórios de aprovação.

1. Configurar o Processo de Aprovação (Administrador)

Antes de utilizar o módulo, o administrador da empresa deve configurar o processo de aprovação.
Como aceder: Configurações → Processos → Aprovação

Passos:

1. Na lista de utilizadores, selecione um ou mais aprovadores responsáveis por analisar os pedidos.
2. (Opcional) Defina um valor para aprovação tácita: documentos com valor abaixo deste limite lidos automaticamente do documento (sem edição manual) são aprovados automaticamente; acima do limite ou editados, é obrigatória a análise de um aprovador.
3. Clique em Guardar para aplicar as configurações.

2. Enviar um Documento para Aprovação

Qualquer utilizador pode submeter documentos para aprovação a partir do menu de ações.

Passos:

1. Na lista de documentos, selecione um ou mais documentos que pretende enviar para aprovação.
2. No menu de ações, clique em "Enviar para aprovação".

3. No painel lateral, preencha os seguintes campos (obrigatórios) para cada documento:

• Categoria — selecione a categoria de despesa aplicável.
• Valor — confirme ou ajuste o valor (preenchido automaticamente se disponível). O valor não pode ser superior ao valor original do documento.
• Aprovador — escolha um aprovador específico ou selecione "Geral" para disponibilizar o pedido a todos os aprovadores da empresa.
• Mensagem — escreva uma mensagem para o aprovador (máximo 250 caracteres).

4. Clique em "Enviar" (ou "Enviar e ver próximo" se tiver vários documentos).
5. No final, é apresentado um resumo com o total de documentos a enviar. Confirme para concluir o processo.

É possível o Administrador configurar o comportamento desta opção (checkbox). Como aceder: Configurações → Processos → Contabilidade.

3. Acompanhar os Pedidos — Lista "Em Aprovação"

Após submeter os pedidos, pode acompanhar o estado de todos os documentos na lista "Em Aprovação", disponível na Home.
Os documentos aparecem com etiquetas de estado:

• Em aprovação (cinzento) — aguarda decisão do aprovador.
• Rejeitado (vermelho) — o aprovador rejeitou o pedido.

4. Alterar um Pedido de Aprovação

Se um pedido foi rejeitado ou ainda está em aprovação, pode editá-lo e resubmetê-lo.

Passos:

1. Na lista "Em Aprovação", selecione o documento com estado "Em aprovação" ou "Rejeitado".
2. No menu de ações, clique em "Alterar pedido".
3. Atualize os campos necessários (aplicam-se as mesmas regras de validação).
4. Submeta novamente o pedido.

5. Aprovar ou Rejeitar Documentos (Aprovadores)

Se for um utilizador aprovador, pode analisar e decidir sobre os pedidos que lhe foram atribuídos ou em "aprovação geral".

Passos:

1. Na lista "Em Aprovação", selecione um ou mais documentos para analisar.
2. Clique no separador "Aprovar".
3. Para cada documento, escolha Aprovar ou Rejeitar. Em caso de rejeição, tem de adicionar uma mensagem justificativa.
4. Quando terminar, é apresentado um resumo. Clique em Confirmar para aplicar as decisões.

• Documentos aprovados são movidos para o arquivo na pasta "Aprovados".
• Documentos rejeitados permanecem na lista com o estado "Rejeitado".

6. Consultar o histórico de um Pedido (Auditoria)

Todas as ações realizadas num pedido de aprovação ficam registadas no histórico de auditoria.
Como aceder: Abra o documento → separador "Detalhes" → secção "Histórico do Pedido de Aprovação"

O histórico apresenta, do mais recente para o mais antigo:

• Data e hora de cada ação.
• Estado do pedido nesse momento (Submetido, Em aprovação, Aprovado, Rejeitado).
• Mensagens trocadas entre o utilizador e o aprovador.
• Valores e categorias associados.

7. Gerar um Relatório de Aprovações

Pode gerar um relatório em PDF para os documentos aprovados, disponível no arquivo.

Passos:

1. Aceda ao arquivo de documentos aprovados (botão na Home).
2. Selecione um ou mais documentos aprovados.
3. No menu de ações, clique em "Gerar Relatório".

4. No painel que se abre:

• Nome do relatório — o sistema sugere um nome automaticamente para o relatório mas pode editá-lo.
• Idioma — selecione o idioma em que o relatório deve ser gerado (por omissão está selecionado o idioma da sua conta).
• Verifique o total de documentos selecionados.

5. Clique em Confirmar para gerar o relatório.

6. O relatório PDF fica disponível na pasta de arquivo.

7. Selecione o relatório e aceda ao separador ligações, consulte os documentos que o originaram.

Perguntas Frequentes

Posso enviar vários documentos de uma vez?
Sim. Pode selecionar vários documentos e iniciar o processo em conjunto. No entanto, cada documento gera um pedido de aprovação individual.

O que acontece se cancelar durante o envio?
Se cancelar antes de confirmar o resumo final, nenhum documento é enviado para aprovação e todas as operações são descartadas.

Não vejo o separador "Aprovar" — porquê?
Este separador só está disponível para utilizadores com perfil de aprovador. Contacte o administrador da sua empresa se precisar de acesso.

O processo de aprovação está desativado — o que fazer?
Contacte o administrador da empresa para ativar o processo nas Definições → Processos → Aprovação.

Actualizado em: 13/10/2026